Een visum voor Wit-Rusland regel je zo

De laatste etappe van de rondreis met de Landrover – van Rotterdam naar Mongolie en terug – is aangebroken. Wij rijden de auto van Moskou terug naar Rotterdam via Smolensk, Minsk, Brest, Warschau, Dresden en Leipzig. Een bijzonder avontuur niet in de minste plaats vanwege de voorbereidingen. Een visum voor Rusland hebben we ondertussen geregeld, maar ook voor buurland Wit-Rusland moet iedereen een sticker in het paspoort hebben.

Belarus, het onbekende buurtje van het grote Rusland, lijkt niet voor niets onbekend; ze maken het je beslist niet makkelijk het land te bezoeken. We kunnen pas naar de ambassade van Wit-Rusland als al onze passen voorzien zijn van een Russisch visum, anders accepteert de ambassade onze aanvraag sowieso niet. Ik bel met rusreis.nl dat ons zo goed hielp met het visum voor Rusland. Hun advies: “Regel het zelf. De kosten voor de benodigde documenten zijn hoog als je dit voor een groot gezin via een bureau als het onze laat doen.”

Wederom moet er een immense lijst documenten gepresenteerd worden. Zo is er de verklaring van je zorgverzekeraar; een verklaring die we ook voor ons Russische visum nodig hadden. De verzekeraar stuurde deze echter over de post, waardoor wij hem dus opnieuw moesten aanvragen. Dit keer krijgen we ‘m digitaal.

Van de site van de ambassade moet je verder een document downloaden om in te vullen. Wat komen we doen? Waar gaan we heen? Wie heeft ons uitgenodigd en waar slapen we? Een twee pagina’s tellende pdf (die je op de computer kunt invullen en opslaan) waarin geen enkel vakje onbeschreven mag blijven. Dat klinkt streng, maar je mag wel her en der aangeven dat iets niet van toepassing is. En het personeel op de ambassade blijkt een stuk minder streng dan de website doet vermoeden. Ze controleren het formulier en snappen heus dat kinderen geen werkadres hebben.

Ook moet elk formulier een pasfoto bevatten. We hebben ze gelukkig nog liggen van onze aanvraag voor Rusland. Verder is ook voor Wit-Rusland een uitnodiging nodig. Op het formulier kun je gewoon een hotel waar je slaapt aangeven als uitnodigende partij. Wel is een officiële bevestiging van het hotel nodig dat je er gereserveerd hebt.

De voorbereiding: een stapel paperassen en foto’s.

Met een stapel formulieren reis ik af naar de ambassade in Den Haag. Een afspraak is niet nodig, zei de meneer over de telefoon dus ik meld me op tijd bij de poort. Als deze openzwaait, blijk ik de enige te zijn die hier langskomt voor een visum. De medewerker moet zelfs het visumhokje in de achtertuin van het slot halen om me te kunnen helpen. Daar blijkt toch een kink in onze aanvraag te zitten: was het in Rusland nodig om van tenminste één accommodatie een officiële brief te hebben (geregeld door de mensen van rusreis.nl bij een hotel waar we helemaal nooit terecht gaan komen), voor Wit-Rusland moet elke overnachting gedekt zijn met een officiële verklaring van de plek waar je slaapt (en dat per persoon, dus in ons geval in zesvoud).

Ambassade van Belarus (Wit-Rusland) aan de Groot Hertoginnelaan in Den Haag.

Gelukkig is de medewerker weer coulant: de aanvraag mag ik indienen en de uitnodigingen van de hotels moet ik naar hem mailen voor ik onze paspoorten weer kom ophalen. Een pak van mijn hart, want anders loopt onze aanvraag zomaar een week vertraging op. De betaling tot slot is ook een verhaal apart. De ambassade heeft geen pinautomaat en neemt geen geld aan. Je moet eigenlijk vooraf betalen, maar het is niet in alle gevallen duidelijk hoeveel dat precies is. De tarieven variëren sterk en wij blijken voor de jongste 2 kinderen helemaal niet te hoeven betalen. Vraag dus bij het aanvragen van je visum hoeveel het kost, en maak dit over voordat je je paspoorten weer komt ophalen. Je moet namelijk wel zelf bewijzen dat je betaald hebt!

Al met al is het aanvragen van een visum voor Wit-Rusland een avontuur op zich. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de papierberg die nodig is om een auto het land in te krijgen, maar dat is voer voor een later blog over onze roadtrip van Moskou naar Rotterdam.

Achterzijde van de ambassade van Belarus (Wit-Rusland) met links (trapje op) de consulaire afdeling.

Overweeg je een bezoek aan Wit-Rusland? Onderstaande 7 stappen helpen je relatief eenvoudig aan een visum .

Je visum voor Wit-Rusland in 7 stappen

1) voor Wit-Rusland is een visum nodig. Je hebt keuze uit transit (voor 36 uur – als je echt alleen op doorreis bent), toeristisch, zakelijk en langdurig. Reis je naar Wit-Rusland vanuit een land dat ook een visumplicht heeft (zoals Rusland), dan moet dit visum al in het paspoort aanwezig zijn voordat je het visum van Wit-Rusland kunt aanvragen!

2) bij een visum heb je een verklaring van je zorgverzekeraar nodig dat je ook in Wit-Rusland gedekt bent. Als je voor meerdere Oost-Europese landen een visum nodig hebt, is het slim deze verklaring in digitale vorm op te vragen in plaats van op papier. Dan kun je ‘m zelf zo vaak printen als je de verklaring nodig hebt.

3) het application form voor een visum is te downloaden via de website van de ambassade. Vul dit volledig in voor elke deelnemer aan de reis. Hebben je kinderen een eigen paspoort? Vul ook voor hen een document in. Vul alles in, al knijpt het personeel op de ambassade wel een oogje toe als je ergens vergeten bent “niet van toepassing” in te vullen. Besluit je een bureau als rusreis.nl in te schakelen, dan kun je via hen een formulier invullen.

4) een pasfoto is nodig voor je visumaanvraag. Let op dat je de standaardeisen voor een paspoort aanhoudt. Dan zit je altijd goed.

5) voor elke overnachting in Wit-Rusland is een officieel bewijs nodig dat je een accommodatie hebt die nacht. Hotels zijn hierop goed voorbereid en kunnen zonder veel omhaal de benodigde officiële brief per mail opsturen. Die brief moet de handtekening van de baas, het adres van de accommodatie en een officieel stempel van de accommodatie bevatten. Het kan lonen om 1 van de hotels waar je verblijft te vragen de volledige verblijfduur in Wit-Rusland op te nemen in hun brief. Dat scheelt je een hele hoop geregel. Schakel je rusreis.nl in dan kunnen zij je dit werk uit handen nemen.

6) je kunt je visum aanvragen bij de ambassade in Den Haag. Hoewel het een consulaire kwestie is, kun je een visum niet regelen bij het consulaat in Amsterdam, Eindhoven of Hoogeveen. De ambassade is open voor aanvragen op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tussen 09:30 en 12:00.

7) je visumaanvraag betaal je via overschrijving en niet op de ambassade. Het personeel vindt het fijn als je al betaald hebt voordat je de aanvraag indient, maar de website is niet helemaal duidelijk in wat het allemaal kost. Gelukkig mag je de aanvraag indienen en dan betalen voor je de visa komt ophalen. Zo krijg je op de ambassade te horen wat je moet overmaken. In ons geval helemaal handig, want we bleken een totaal ander bedrag te moeten betalen dan we berekend hadden.